Kế toán hai sổ là gì?

Sử dụng kế toán hai sổ là hành vi khá phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Hai sổ kế toán có lợi hay hại đối với doanh nghiệp, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ điều này.

Kế toán 2 sổ là gì?

Kế toán 2 sổ là hành động doanh nghiệp thành lập hai hệ thống sổ sách khác nhau để kê khai doanh thu thấp hơn thực tế, nhằm mục đích “giảm nghĩa vụ đóng thuế”.

Cụ thể, nhiều khách hàng (đặc biệt là các khách hàng cá nhân) không yêu cầu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp có thể “cân đối” doanh số thấp hơn thực tế miễn sao đừng quá chênh lệch dẫn đến việc cơ quan thuế nghi ngờ. Trong bối cảnh đa số các giao dịch ở Việt Nam đều thanh toán bằng tiền mặt thì cơ quan thuế rất khó kiểm soát được tình trạng này một cách hiệu quả.

Trường hợp khác, doanh nghiệp dùng hai sổ là để “giảm nghĩa vụ đóng thuế” bằng cách kê khai chi phí cao hơn thực tế, bao gồm cả trường hợp đi mua hóa đơn bất hợp pháp.

Hai mặt của việc sử dụng 2 sổ kế toán

Sử dụng hai sổ kế toán theo cách nào cũng đều giúp giảm thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cũng như giảm số thuế GTGT phải nộp. Xét về phía doanh nghiệp thì điều này có thể đem lại lợi ích trước mắt. Tuy nhiên, cách làm này cũng gây ra rất nhiều tác hại trong ngắn hạn lẫn dài hạn mà có thể doanh nghiệp chưa suy xét đến.

Tác hại đầu tiên dễ nhận thấy thì đây là hành vi vi phạm pháp luật về kế toán. Cụ thể, Luật Kế toán nghiêm cấm việc lập hai hệ thống sổ sách kế toán và luật Thuế nghiêm cấm hành vi kê khai sai số thuế phải nộp, nghiêm trọng hơn thì hành vi này có thể bị điều chỉnh bởi Bộ luật Hình sự.

Có thể, việc này không bị cơ quan thuế phát hiện ra trong ngắn hạn nhưng với thời hiệu truy thu thuế theo quy định hiện hành kéo dài đến mười năm, doanh nghiệp cần lưu ý vì rủi ro sẽ tồn tại rất lâu.

Tác hại thứ hai, việc duy trì hệ thống “hai sổ” sẽ khiến doanh nghiệp phải mất thời gian để “gia giảm” doanh thu/chi phí so với sổ sách kế toán thực tế. Qua một thời gian dài, nhiều khả năng sẽ có sự chồng chéo giữa hai hệ thống làm doanh nghiệp không có một hệ thống kế toán/tài chính phản ánh đúng tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó rất khó để đưa ra các quyết định về sản xuất kinh doanh phù hợp và kịp thời.

Do đó, nếu muốn theo dõi hoạt động thực tế của doanh nghiệp, có thể doanh nghiệp sẽ cần mở thêm sổ kế toán ba, mất rất nhiều thời gian và công sức.

Tác hại thứ ba mà rất nhiều doanh nghiệp đã gặp phải khi duy trì hai hệ thống sổ sách là thực trạng này cản trở việc huy động vốn từ các nhà đầu tư. Đặc biệt, các nhà đầu tư nước ngoài luôn có yêu cầu soát xét thuế chặt chẽ cũng như tiến tới niêm yết trên thị trường chứng khoán (do số liệu theo hệ thống sổ sách chính thức không đáp ứng được các chỉ tiêu tài chính)…

Trong thực tế, đã có rất nhiều giao dịch mua bán sáp nhập (M&A) thất bại vì bên mua xác định được các rủi ro về thuế quá lớn tại doanh nghiệp mục tiêu, đồng thời không có một cơ chế hiệu quả hạn chế rủi ro cho bên mua sau khi tiếp quản doanh nghiệp.

Liệu doanh nghiệp có nên sử dụng 2 sổ kế toán?

Nói một cách chính xác, thì việc doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ sách kế toán chính là để gian lận. Mà hình thức gian lận này dù với mục đích trốn thuế, vay vốn ngân hàng hay để đấu thầu đều là hành vi bị cấm tại các luật chuyên ngành như Luật Quản lý thuế, Luật Đấu thầu hay Luật Các tổ chức tín dụng và đều có chế tài xử phạt rất nặng.

Chính vì thế, doanh nghiệp nên cân nhắc chỉ duy trì đúng một hệ thống sổ sách theo quy định của pháp luật cho cả kế toán và thuế theo thực tế phát sinh của nghiệp vụ kinh doanh. Thuế suất thuế TNDN hiện nay đã thấp hơn rất nhiều so với trước kia do đó số thuế “tiết kiệm” được từ hai hệ thống sổ sách đem lại có lẽ không đủ bù đắp cho các rủi ro mà doanh nghiệp có thể phải hứng chịu.

“Hai sổ” có lẽ là một câu chuyện dài với nhiều vấn đề khác nữa, nhưng với các tác hại nêu trên, đặc biệt xét về dài hạn, doanh nghiệp cần xem xét một cách cẩn trọng để không tự đưa mình vào thế “tiến thoái lưỡng nan” sau này.

Phần mềm HitekERP™ là phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nhà quản trị và kế toán.